Zenia
    Documentos legais

    Termos de Uso

    As regras do contrato entre a sua clínica e a Zenia: o que a plataforma faz, como funciona a cobrança, o que é seu, o que é nosso e como cada lado pode encerrar.

    Última atualização em

    1.Quem somos e o que este documento regula

    A Zenia é uma plataforma de gestão para clínicas de estética, operada por Codesystem Solutions, inscrita no CNPJ 34.349.075/0001-02, disponível em usezenia.com.br.

    Estes Termos de Uso formam o contrato entre a Zenia e a pessoa física ou jurídica que contrata a plataforma — ao longo do texto, a Clínica. Ao criar uma conta, iniciar um teste gratuito ou assinar um plano, a Clínica declara que leu e concorda com estes Termos e com a Política de Privacidade, que é parte integrante deste contrato.

    Quem contrata declara ter ao menos 18 anos e poderes para representar a Clínica. Os profissionais e colaboradores que a Clínica cadastrar são usuários e usam a plataforma sob responsabilidade dela.

    2.O que a Zenia é — e o que não é

    A Zenia é um software de gestão: agenda, cadastro de pacientes, prontuário e anamnese, termos de consentimento com assinatura eletrônica, controle de estoque por lote, financeiro, comissões e envio de lembretes.

    A Zenia não pratica atos de saúde

    A plataforma é uma ferramenta de registro e organização. A Zenia não presta serviços de saúde, não emite diagnóstico, não prescreve, não orienta conduta clínica e não valida a adequação de nenhum procedimento. Toda decisão clínica, toda indicação de tratamento e todo conteúdo lançado em prontuários, anamneses e termos são de responsabilidade exclusiva da Clínica e dos profissionais habilitados que a integram.

    Os modelos de termo de consentimento, anamnese e contrato disponibilizados na plataforma são sugestões de ponto de partida, elaborados de forma genérica. Cabe à Clínica revisá-los, adaptá-los à sua realidade e ao seu conselho profissional, e confirmar sua adequação — inclusive com apoio jurídico próprio — antes de usá-los com pacientes.

    Cabe também à Clínica manter regularidade sanitária, registro no conselho de classe competente e habilitação dos profissionais para os procedimentos que realiza. A Zenia não verifica nem atesta nada disso.

    3.Conta, acesso e segurança

    Cada Clínica tem um ambiente isolado. A Clínica é responsável por manter os dados de acesso em sigilo e por tudo que for feito com as credenciais dela e de seus usuários, inclusive por terceiros que as obtiverem.

    • Não compartilhe senha entre pessoas: crie um usuário por profissional e ajuste as permissões.
    • Ao desligar um colaborador, desative o usuário dele no mesmo dia.
    • Suspeitou de acesso indevido? Troque a senha e avise a gente em plataforma@usezenia.com.br.

    A Zenia pode suspender ou encerrar contas que violem estes Termos, a legislação aplicável, ou que comprometam a segurança e a estabilidade da plataforma. Quando a situação permitir, avisamos antes.

    4.Uso aceitável

    A Clínica concorda em não:

    • usar a plataforma para qualquer finalidade ilícita ou que viole direitos de terceiros;
    • inserir dados de pacientes sem base legal para isso, ou usá-los para finalidade diferente do atendimento;
    • enviar comunicações não solicitadas a partir dos recursos de mensagem da plataforma;
    • tentar acessar dados de outra clínica, burlar limites do plano ou fazer engenharia reversa do sistema;
    • revender, sublicenciar ou disponibilizar o acesso a terceiros sem autorização escrita;
    • submeter a plataforma a carga automatizada que degrade o serviço para os demais.

    5.Teste gratuito

    Novas contas recebem um período de teste gratuito de 15 dias, com acesso aos recursos do plano oferecido no momento do cadastro. Não pedimos cartão de crédito para começar e o teste não se converte em cobrança automática.

    Ao fim do teste, sem contratação de um plano, o acesso é bloqueado. Os dados lançados permanecem guardados por 90 dias e voltam a ficar acessíveis se a Clínica assinar nesse prazo. Depois disso, podem ser eliminados — ver Encerramento e seus dados.

    O teste é destinado a avaliação. A Zenia pode limitar testes sucessivos criados pela mesma clínica ou pelo mesmo responsável.

    6.Planos, preços e cobrança

    Os planos, seus limites e seus valores vigentes estão na página de preços. A contratação é feita por cartão de crédito, processada pela Stripe; a Zenia não armazena o número do seu cartão.

    Há duas formas de contratar, e as duas são cobradas mensalmente no cartão:

    ModalidadeComo funcionaRenovação
    MensalCobrança mensal, sem prazo mínimo.Renova automaticamente a cada mês até que a Clínica cancele.
    AnualPreço mensal reduzido em troca de um compromisso de 12 meses. A cobrança continua sendo mensal — não há cobrança à vista do valor anual.Ao fim dos 12 meses, renova por novo período, salvo cancelamento.

    A cobrança ocorre no mesmo dia de cada mês, a partir da data da contratação. Em caso de falha no pagamento, a Zenia realiza novas tentativas e comunica a Clínica. Persistindo a falha, o acesso pode ser suspenso: durante a suspensão os dados continuam guardados, mas o uso fica bloqueado até a regularização.

    Os preços podem ser reajustados. Reajustes são comunicados com 30 dias de antecedência e valem a partir do ciclo seguinte; se a Clínica não concordar, pode cancelar antes da vigência, sem ônus. Contratos anuais em curso têm o preço mantido até o fim do período contratado.

    Descontos e cupons promocionais valem pelo prazo anunciado na oferta e não são cumulativos, salvo indicação expressa.

    7.Cancelamento e rescisão

    Arrependimento em 7 dias

    Como a contratação é feita pela internet, a Clínica pode desistir em até 7 dias corridos contados da primeira cobrança, com devolução integral do valor pago, conforme o art. 49 do Código de Defesa do Consumidor. Basta pedir por plataforma@usezenia.com.br ou pelo WhatsApp.

    Plano mensal. O cancelamento pode ser solicitado a qualquer momento e passa a valer no fim do ciclo já pago. Não há multa e não há devolução proporcional do mês em curso — o acesso segue até o último dia pago.

    Plano anual. O compromisso é de 12 meses. A Clínica pode pedir o encerramento a qualquer momento, e ele é agendado para o fim do período contratado, sem cobranças adicionais.

    Para sair antes do fim dos 12 meses, a Clínica devolve a diferença entre o que pagou no preço promocional do anual e o que teria pago no preço mensal cheio nos meses já usados. Não é multa punitiva: é a devolução do desconto que foi concedido justamente em troca do prazo. O valor é informado antes da confirmação.

    Encerramento de atividade

    Se a Clínica encerrar suas atividades — baixa de CNPJ ou encerramento comprovado do estabelecimento —, o compromisso de 12 meses é dispensado sem qualquer cobrança. Mande o comprovante e a gente encerra.

    A Zenia pode rescindir o contrato em caso de violação destes Termos, inadimplência superior a 30 dias, ou uso que comprometa a segurança da plataforma. Também pode descontinuar o serviço por decisão própria, com aviso de no mínimo 60 dias e devolução proporcional de valores pagos por período não usufruído.

    8.Assinatura eletrônica de documentos

    A Zenia permite que pacientes assinem termos de consentimento, anamneses e contratos por meio eletrônico, sem certificado digital ICP-Brasil.

    Essa assinatura se enquadra como assinatura eletrônica nos termos do art. 10, §2º da MP 2.200-2/2001 e da Lei 14.063/2020: é válida entre as partes que admitiram o processo como válido — e a aceitação pelo paciente ocorre no próprio fluxo de assinatura. Para dar suporte probatório, a plataforma registra:

    • o hash SHA-256 do documento antes e depois da assinatura, que detecta qualquer alteração posterior;
    • CPF informado pelo signatário, data e hora da assinatura;
    • endereço IP, identificação do navegador e, quando autorizada pelo dispositivo, a geolocalização;
    • trilha de auditoria de cada etapa — geração do link, validação do token, envio da assinatura, downloads e consultas de validação;
    • uma URL pública de validação, que permite a qualquer pessoa conferir a integridade do documento assinado.

    O que isso não garante

    A assinatura eletrônica simples não equivale à assinatura digital com certificado ICP-Brasil e não tem presunção legal de autoria contra terceiros. Em um litígio, seu peso probatório é avaliado pelo juiz a partir do conjunto de evidências acima. Para atos que exijam certificado qualificado por lei ou por norma do conselho profissional, use o meio exigido. A Zenia não se responsabiliza pela adequação do conteúdo dos documentos assinados nem pela identidade declarada pelo signatário.

    9.De quem são os dados e de quem é o software

    Os dados são da Clínica. Cadastros de pacientes, prontuários, anamneses, documentos, agenda, estoque e registros financeiros pertencem à Clínica. A Zenia os trata como operadora, seguindo as instruções da Clínica e o que está na Política de Privacidade. Não usamos esses dados para finalidade própria, não os vendemos e não os compartilhamos com outras clínicas.

    O software é da Zenia. Código, interface, marca, identidade visual, modelos de documento e toda a tecnologia da plataforma são de titularidade da Codesystem Solutions. A contratação concede à Clínica uma licença de uso não exclusiva, intransferível e revogável, limitada ao prazo do contrato. Nada aqui transfere propriedade intelectual.

    A Zenia pode usar dados agregados e anonimizados — que não identificam clínica nem paciente — para medir uso, melhorar o produto e produzir estatísticas de mercado.

    Sugestões e feedback enviados pela Clínica podem ser usados livremente no desenvolvimento do produto, sem que isso gere obrigação de pagamento ou de sigilo.

    10.Disponibilidade e suporte

    A Zenia trabalha para manter a plataforma disponível de forma contínua, mas não oferece garantia contratual de disponibilidade (SLA) nem nível de serviço mínimo. O serviço é fornecido no estado em que se encontra.

    Podem ocorrer interrupções por manutenção programada — comunicada com antecedência sempre que possível —, por correção emergencial, ou por falha de provedores de infraestrutura e de serviços de terceiros dos quais a plataforma depende.

    O suporte é prestado por WhatsApp, em horário comercial, de segunda a sexta. Novos recursos podem ser adicionados, alterados ou descontinuados; mudanças que removam funcionalidade relevante são comunicadas com antecedência.

    11.Limitação de responsabilidade

    Na máxima extensão permitida pela legislação brasileira, a Zenia não responde por lucros cessantes, perda de oportunidade, danos indiretos ou consequentes decorrentes do uso ou da impossibilidade de uso da plataforma.

    A responsabilidade total da Zenia por qualquer reclamação relacionada a este contrato fica limitada ao valor efetivamente pago pela Clínica nos 12 meses anteriores ao fato que originou a reclamação.

    A Zenia também não responde por: conteúdo lançado pela Clínica na plataforma; decisões clínicas ou administrativas tomadas com apoio das informações do sistema; uso indevido de credenciais; perda de dados causada por exclusão feita pela própria Clínica; e indisponibilidade de serviços de terceiros, como operadoras de telefonia, provedores de mensagem e processadores de pagamento.

    Estas limitações não afastam direitos que o Código de Defesa do Consumidor assegure de forma inafastável, quando aplicável à relação.

    12.Encerramento e seus dados

    Encerrado o contrato, a Clínica tem 90 dias para exportar seus dados. Durante esse período o acesso é limitado à exportação. A plataforma oferece exportação de pacientes e de documentos; para os demais registros, peça por plataforma@usezenia.com.br.

    Prontuário tem prazo legal de guarda

    Registros de prontuário eletrônico têm guarda mínima de 20 anos a partir do último registro, conforme a Lei 13.787/2018. Esse dever é da Clínica, não da Zenia. Exporte e arquive esses registros antes de encerrar — depois do prazo de 90 dias, a Zenia pode eliminá-los de forma definitiva e não haverá como recuperá-los.

    Alguns dados são mantidos além desse prazo quando a lei exige — registros fiscais e de cobrança, e registros de acesso a aplicações de internet exigidos pelo Marco Civil da Internet. O detalhamento está na Política de Privacidade.

    13.Alterações destes Termos

    A Zenia pode alterar estes Termos. Mudanças relevantes — especialmente as que afetem preço, cancelamento ou responsabilidade — são comunicadas por e-mail e dentro da plataforma com 30 dias de antecedência.

    Se a Clínica não concordar com a nova versão, pode cancelar antes da vigência, sem ônus, aplicando-se as regras de cancelamento da modalidade contratada. Continuar usando a plataforma depois da vigência significa aceitar a nova versão. A data de atualização fica sempre no topo desta página.

    14.Lei aplicável e foro

    Este contrato é regido pelas leis da República Federativa do Brasil.

    As partes buscarão resolver qualquer divergência de forma amigável. Não havendo acordo, fica eleito o foro da comarca de Limeira, Estado de São Paulo, com renúncia a qualquer outro. Quando a Clínica for consumidora nos termos do Código de Defesa do Consumidor, prevalece o foro do seu domicílio.

    Se alguma cláusula for considerada inválida, as demais permanecem em vigor.

    15.Contato

    Codesystem Solutions — CNPJ 34.349.075/0001-02

    Leia também a Política de Privacidade. Dúvidas sobre este documento? Fale com a gente pelo WhatsApp.