1.Em resumo
Antes do texto completo, o essencial:
- Os dados das suas pacientes são seus, não nossos. A Zenia apenas os processa a seu mando.
- A Zenia guarda dados de saúde — anamnese, prontuário, fotos de antes e depois. São dados sensíveis e recebem proteção específica.
- Não vendemos dados, não os usamos para publicidade e não os compartilhamos com outras clínicas.
- Usamos fornecedores para operar — pagamento, mensagem, armazenamento, banco de dados, métricas de uso. Todos estão listados na seção 6.
- Parte da infraestrutura fica fora do Brasil, o que é permitido pela LGPD e está explicado na seção 7.
- Dúvida ou pedido sobre seus dados: plataforma@usezenia.com.br.
2.Dois papéis diferentes — e por que isso importa
A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018) distingue quem decide o que fazer com os dados (controlador) de quem apenas executa o tratamento por conta de outro (operador). A Zenia ocupa os dois papéis, dependendo de quais dados estão em jogo.
| Dados | Papel da Zenia | O que significa |
|---|---|---|
| Da clínica e de quem trabalha nela — cadastro, login, cobrança, uso da plataforma | Controladora | A Zenia decide as finalidades e responde diretamente por esse tratamento. Esta política é a referência. |
| Das pacientes — cadastro, anamnese, prontuário, documentos, fotos, agendamentos | Operadora | Quem decide é a clínica, que é a controladora. A Zenia só trata conforme as instruções dela e não usa esses dados para finalidade própria. |
O que isso exige da sua clínica
Como controladora dos dados das pacientes, a responsabilidade primária perante elas e perante a ANPD é da clínica. Cabe a você ter base legal para tratar esses dados, informar a paciente sobre o que é coletado e para quê, obter consentimento quando for o caso — especialmente para registro fotográfico e uso de imagem — e responder aos pedidos que ela fizer. A Zenia fornece as ferramentas e apoia você nesses pedidos, mas não substitui esse dever.
3.Dados que tratamos sobre a sua clínica
Como controladora, tratamos:
| O quê | Para quê | Base legal |
|---|---|---|
| Nome, e-mail, telefone, CPF ou CNPJ, endereço da clínica | Criar e manter a conta, emitir cobrança e nota, prestar suporte | Execução de contrato (art. 7º, V) |
| Senha (guardada em formato cifrado irreversível), registros de login e de sessão | Autenticar o acesso e proteger a conta | Execução de contrato e obrigação legal (art. 7º, V e II) |
| Dados de cobrança e histórico de assinatura | Processar pagamentos, controlar inadimplência, cumprir obrigações fiscais | Execução de contrato e obrigação legal |
| Registros de uso da plataforma — telas acessadas, ações realizadas, dispositivo e navegador | Entender como o produto é usado, corrigir falhas, priorizar melhorias | Legítimo interesse (art. 7º, IX) |
| Endereço IP e registros de acesso à aplicação | Segurança e cumprimento do Marco Civil da Internet | Obrigação legal (art. 7º, II) |
| Mensagens trocadas com o suporte | Atender e manter histórico do atendimento | Execução de contrato |
Se você optar por entrar com uma conta Google, recebemos do Google apenas nome, e-mail e identificador da conta — nunca a sua senha.
4.Dados de pacientes — incluindo dados de saúde
Estes dados são inseridos pela clínica e tratados pela Zenia como operadora. A plataforma pode armazenar:
- Identificação: nome, apelido, e-mail, telefone, CPF ou outro documento, data de nascimento, gênero e endereço;
- Anamnese: queixa principal, tratamentos anteriores, hábitos (sono, alimentação, atividade física, álcool, tabaco), uso de medicação e de contraceptivo, gestação, data da última menstruação, alergias, e histórico de condições como alterações cardíacas, hormonais e circulatórias, distúrbios renais e gastrointestinais, epilepsia, alterações psicológicas ou psiquiátricas, cirurgias, histórico oncológico, diabetes, dermatites e herpes;
- Prontuário e evolução: registros de atendimento escritos pelo profissional;
- Registro fotográfico: imagens de antes e depois e outros arquivos anexados ao prontuário;
- Documentos: termos de consentimento, anamneses e contratos, assinados ou pendentes;
- Evidências de assinatura eletrônica: CPF do signatário, data e hora, endereço IP, navegador, geolocalização quando autorizada pelo dispositivo, e hash do documento;
- Atendimento: agendamentos, procedimentos realizados, pacotes e sessões, produtos e lotes aplicados;
- Financeiro: valores, formas de pagamento, parcelas e pendências.
Isto é dado pessoal sensível
Informação sobre saúde, vida sexual e dado biométrico é classificada como dado pessoal sensível pelo art. 5º, II da LGPD, e seu tratamento exige hipótese específica do art. 11 — em geral, consentimento destacado da paciente ou tutela da saúde por profissional habilitado. Fotografia de rosto ou de corpo associada a prontuário entra nessa categoria. Garantir a base legal correta é responsabilidade da clínica, que é a controladora.
A Zenia não acessa o conteúdo clínico desses registros no dia a dia. O acesso da nossa equipe é restrito, registrado, e só ocorre quando indispensável para resolver um problema técnico relatado pela clínica, ou por determinação legal.
Não treinamos modelos de inteligência artificial com dados de pacientes. Os recursos de IA da Zenia hoje são usados apenas na produção de conteúdo de marketing da própria Zenia, sem qualquer contato com dados da sua clínica ou das suas pacientes.
5.Como usamos os dados
- Operar a plataforma: guardar, exibir e organizar o que a clínica registra.
- Cobrar: processar assinaturas, avisar sobre falha de pagamento e emitir documentos fiscais.
- Comunicar: avisos sobre a conta, atualizações relevantes e resposta ao suporte.
- Enviar lembretes às pacientes a pedido da clínica, com o conteúdo e o canal que ela configurar.
- Melhorar o produto: entender quais recursos são usados e onde as pessoas travam, sempre no nível de uso da plataforma.
- Segurança: detectar acesso indevido, fraude e abuso, e manter os registros que a lei exige.
Marketing. Podemos enviar comunicações sobre novidades da Zenia para os contatos da clínica, com opção de descadastro em toda mensagem. Nunca enviamos marketing da Zenia para as pacientes da sua clínica, e os contatos delas não entram em nenhuma lista nossa.
Não tomamos decisões automatizadas que produzam efeito jurídico sobre a clínica ou sobre as pacientes.
6.Com quem compartilhamos
Não vendemos, alugamos nem cedemos dados pessoais. Compartilhamos apenas com fornecedores necessários para operar a plataforma, cada um limitado ao que precisa para a sua função:
| Fornecedor | Função | Que dados recebe |
|---|---|---|
| Stripe | Processamento de pagamento e assinaturas | Dados de cobrança da clínica. Nenhum dado de paciente. |
| Twilio | Envio de mensagens e lembretes | Telefone e conteúdo da mensagem enviada à paciente, quando a clínica usa o recurso. |
| Amazon Web Services (S3) | Armazenamento de arquivos | Documentos, termos assinados e imagens anexadas ao prontuário. |
| MongoDB Atlas | Banco de dados | Todos os registros da plataforma. |
| Mixpanel | Métricas de uso do produto | Nome, e-mail e telefone do usuário da clínica e eventos de navegação. Nenhum dado de paciente. |
| Login com conta Google, quando a clínica opta por ele | Nome, e-mail e identificador da conta do usuário da clínica. |
Também podemos compartilhar dados: por determinação judicial ou de autoridade competente; para exercer direitos em processo; e, em caso de reorganização societária, com o sucessor — mantidas as obrigações desta política e com comunicação prévia à clínica.
Contadores, advogados e prestadores administrativos da Zenia podem acessar dados de cobrança da clínica, sob dever de sigilo. Não acessam dados de pacientes.
7.Transferência internacional
Parte da nossa infraestrutura e alguns fornecedores operam servidores fora do Brasil, principalmente nos Estados Unidos — é o caso do armazenamento de arquivos, do banco de dados, do processamento de pagamento e das métricas de uso.
Isso significa que dados pessoais, inclusive dados de saúde de pacientes, podem ser armazenados e processados fora do território nacional. A LGPD permite essa transferência nas hipóteses do art. 33, e ela é feita com base na necessidade de execução do contrato e mediante cláusulas contratuais firmadas com cada fornecedor, que impõem padrões de proteção compatíveis com a lei brasileira.
Se a sua clínica estiver sujeita a norma de conselho profissional que restrinja a localização de prontuário, avalie essa exigência antes de contratar. Estamos à disposição para detalhar a arquitetura em plataforma@usezenia.com.br.
8.Segurança
As medidas técnicas e organizacionais que adotamos:
- tráfego criptografado ponta a ponta com TLS/HTTPS;
- criptografia em repouso no banco de dados e no armazenamento de arquivos;
- senhas guardadas apenas como hash irreversível — ninguém na Zenia consegue ler a sua senha;
- isolamento lógico por clínica: toda consulta é vinculada ao identificador do estabelecimento, e uma clínica não alcança dados de outra;
- controle de permissão por usuário dentro de cada clínica;
- trilha de auditoria nos fluxos de documento e assinatura;
- backups periódicos;
- acesso da equipe da Zenia restrito ao mínimo necessário e sujeito a dever de sigilo.
Honestidade sobre o limite
Nenhum sistema é inviolável, e não fazemos promessa de segurança absoluta. Boa parte do risco real também está do seu lado: senha compartilhada entre profissionais, usuário de ex-colaborador ativo e computador da recepção desbloqueado são as portas mais usadas. Se ocorrer um incidente de segurança com risco relevante, comunicaremos a clínica e a ANPD nos termos do art. 48 da LGPD, com o que se sabe e o que está sendo feito.
9.Por quanto tempo guardamos
| Dados | Prazo |
|---|---|
| Dados da conta e de pacientes, com contrato ativo | Enquanto durar o contrato. |
| Após o encerramento do contrato | 90 dias para exportação, depois dos quais podem ser eliminados. |
| Contas de teste que não viraram assinatura | 90 dias após o fim do teste. |
| Registros fiscais e de cobrança | 5 anos, por obrigação legal. |
| Registros de acesso à aplicação | 6 meses, conforme o Marco Civil da Internet. |
| Dados necessários ao exercício de direitos em processo | Até o trânsito em julgado. |
Exclusão na plataforma é lógica, não física
Quando um registro é excluído pela clínica, ele deixa de aparecer no sistema mas permanece na base marcado como excluído, para preservar integridade histórica, rastreabilidade sanitária e trilha de auditoria. A eliminação definitiva ocorre nos prazos da tabela acima ou mediante pedido expresso — ver a seção seguinte.
Prontuário: 20 anos
A Lei 13.787/2018 estabelece guarda mínima de 20 anos a partir do último registro para prontuário de paciente. Esse dever é da clínica. Antes de encerrar o contrato, exporte e arquive esses registros: passados os 90 dias, a Zenia pode eliminá-los.
10.Direitos de quem tem dados aqui
O art. 18 da LGPD garante a qualquer titular o direito de confirmar a existência de tratamento, acessar seus dados, corrigir o que estiver incompleto ou desatualizado, pedir anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou tratados em desconformidade, pedir portabilidade, obter informação sobre compartilhamento, e revogar consentimento.
Se você é a clínica, escreva para plataforma@usezenia.com.br. Respondemos em até 15 dias. Podemos pedir informação adicional para confirmar a sua identidade.
Se você é paciente de uma clínica que usa a Zenia, quem controla os seus dados é a clínica — procure-a diretamente. Se preferir nos escrever, encaminhamos o pedido a ela e damos o suporte técnico necessário, mas não podemos alterar ou apagar registros clínicos por conta própria: eles pertencem ao prontuário sob guarda da clínica e podem estar sujeitos ao prazo legal de 20 anos.
Você também pode apresentar reclamação à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), em gov.br/anpd.
12.Crianças e adolescentes
A Zenia não é destinada ao uso direto por menores de 18 anos, e não criamos contas de clínica para menores.
A clínica pode cadastrar pacientes menores de idade. Nesse caso, o tratamento deve observar o art. 14 da LGPD — que exige consentimento específico e destacado de pelo menos um dos pais ou do responsável legal e o melhor interesse do menor. Obter e guardar esse consentimento é responsabilidade da clínica.
13.Alterações nesta política
Esta política pode ser atualizada quando mudarmos a forma de tratar dados, adotarmos um novo fornecedor ou houver alteração na legislação.
Mudanças relevantes são comunicadas por e-mail e dentro da plataforma com 30 dias de antecedência. A data de atualização fica sempre no topo desta página, e vale a pena conferir de tempos em tempos.
14.Encarregado e contato
Para qualquer assunto relacionado a proteção de dados — exercer direitos, tirar dúvidas sobre esta política ou comunicar um incidente — fale com o encarregado pelo tratamento de dados pessoais da Zenia:
- E-mail: plataforma@usezenia.com.br
- WhatsApp: (19) 97199-4055
Controladora: Codesystem Solutions, CNPJ 34.349.075/0001-02.
Leia também os Termos de Uso, que regulam o contrato entre a sua clínica e a Zenia.
Leia também a Termos de Uso. Dúvidas sobre este documento? Fale com a gente pelo WhatsApp.